管理人のネチケット講座 メール編
■e-mailとは
インターネットの最も基本的なサービスの一つに電子メールがあります。
電子メールは、英語で、electronic mail、略してe-mailですが、一般的には、メールだけで通用しています。
皆さんが契約しているプロバイダには、メールサーバーというコンピューターがあります。
メールサーバーは、メールを送受信したり、ネット間のメールの流れの中継をしたりします。
それぞれのプロバイダーやネットワーク組織には、メールボックスというハードディスクがあります。
これは、私や皆さんなど、それぞれのユーザーの私書箱のようなものだと理解すればいいかとと思います。
■e-mailのしくみ
例えば、A社というプロバイダと契約しているB君と、Cというプロバイダーと契約しているDさんという人がいたとして、B君がDさんにメールを送る場合、以下のような手順になります。
@B君がA社に接続します。
AB君がメーラー(メール用ソフト)を起動し、Dさん宛のメールを書きます。
BB君がA社のメールサーバーにメールを送ります。
CA社のメールサーバーが、C社にあるDさんのメールボックスにメールを入れます。
DDさんがC社に接続をします。
EDさんがメーラーを起動します。
FDさんがC社のメールサーバーにアクセスし、自分のメールボックスに届いたメールを受け取ります。
ということで、メールボックスはプロバイダのコンピュータの中にあり、常時接続してなくてもメールは届いています。
逆に言えば、メールサーバーにアクセスしなければ、自分の手元にメールは届きません。
フリーサービスのメールアドレスを持っている場合には、もっとたくさんのメールサーバーを経由して送られてきています。
■メールのマナー
@名前をちゃんと登録しておきましょう
ほとんどのメーラーでは、ユーザー名の欄に、自分(差出人)の名前を書かないと使えません。
差出人の名前は、ニックネームでも本名でもかまいませんが、本名を書くことは極めて危険です。
ハンドルネーム(ネット上のニックネーム)を使用することをお勧めします。
名前は、メーラーの設定の欄だけでなく、メールの本文の文末にも書いておく癖をつけましょう。
A相手の名前もちゃんと書きましょう
メールの最初に、『○○さんへ』などと相手の名前も書いておけば、間違いがないでしょう。
同じメールアドレスで、複数の人が使っている場合があります。
会社の場合には、担当者名をきちんと書かないと、伝わらない場合もありますので、届けたい人の名前を書いておきましょう。
B件名を読んだだけで内容がわかるようにしましょう
件名は、後で見るときの重要な糸口になります。
メールを書く場合は、相手にわかるように、なるべく簡潔に書きしまょう。
C用件は先に書きましょう
メールを書くときは、一番重要な点、一番書きたい事を最初に書きましょう。
重要なことは最初に書きましょう。
D適当な個所で改行を入れましょう
メールを書く時は、40文字程度で、話を一端終え、改行した方がいいでしょう。
改行しないと、やたら横に長い文章になります。
メールを受け取った人のことも考えましょう。
Eタイムラグを覚悟しましょう
メールの返事がこないと、不安になると思いますが、2〜3日、場合によっては1週間以上かかることもあることを覚悟しておきましょう。
電話は、相手の都合も聞かず、相手の時間を奪ってしまう、とてもわがままで身勝手なメディアですが、メールは、自分の都合にあわせて、それを開き、見ることが出来る点が、心の衛生上、とても落ち着けるメディアです。
電話と違い、相手がサーバーに接続して、自分のメールボックスから手紙を取り出すのに、時間がかかり、更に返事を書くのにも時間がかかります。
出張したり、帰りが遅かったり、疲れていたり、病気だったり、相手が、サーバーに接続出来ない状態にある場合も考慮して、イライラしないようにしましょう。
F回答を強制しないようにしましょう
メールを出すときに、相手に返事を強制するような書き方は控えましょう。
『もしよかったら、返事をください』という程度に留めておきましょう。
出張や入院など、事情があって返事が遅れることが事前にわかっている場合は、その旨を知らせておきましょう。
Gメールを書く際は、オフラインで書きましょう
メールに限った事ではなく、掲示板の場合も同様で、文章を書く場合には、『オフライン(回線を切った状態)』で書いた方が無難です。
ワードパッドなどのエディタに書き、後でコピー&ペーストすればいいと思います。
つなげたままで文章を書くと、時間が気になり、誤字脱字が多くなりますので、要注意です。
H誰が見ているかわかりませんので用心しましょう
メールを、「封書」ではなく、「葉書」のようなもので、誰が見るかもわかりません。
電話番号や本名、クレジットカード番号、パスワードなど、見られて困るものは、書かないようにしましょう。
第三者に見られてはいけないものを、どうしても送りたい場合には、暗号化ソフトを使う手もあります。
相手も同じソフトを持っていることが条件ですが。
I添付ファイルは送らないようにしましょう
特に、ファイルサイズが、100KBを超えるようなものは、予め連絡をいれ、許可を貰う必要があります。
そうでなければ、見る前に削除されても、文句は言えないと思ってください。
大きいファイルを送る場合は、事前に必ず連絡をいれましょう。
J送る直前に読み直してから送信しましょう
これが大原則です。
誤字脱字や変換ミスが無いか、失礼な文面になってないか、メールアドレスなどを間違えてないか、これらは最低限確認しましょう。
時間や電話代とか課金などが気になっても、これだけは必ずしましょう。
■メールアドレスのミスについて
当然の話ですが、メールアドレスが違っているとメールは届きません。
メーラーに書いた自分のメールアドレスが正しいかどうか、よく確認しましょう。
よくある間違いは文字が違ってることです。
ピリオド『.』と書くべきものを、『,』とか『;』にしないように気をつけましょう。
メールアドレスは、半角です。
全角で書いていたら、メールは届きません。
■プライバシーについて
自分宛てに届いたメールを他人に見せてはいけません。
(送信者が許可してれば別ですが)
自分のところへ『他の人宛のメール』が間違って届いた場合、内容は読まずに破棄しましょう。
■怒っている時は文書を書くのは控えましょう
もしあなたが、何かに腹を立てていたり、興奮しているとき、他人にメールや掲示板に文章を書くべきではありません。(相手が、グチを聞いてくれる親しい友人であれば別ですが)
感情的になっている時に書いた文章は、後で冷静になってから読むと、必ず後悔すると思ってください。
もしあなたが怒っているならば、メ−ルや文章を書くのは、2〜3日おいて、冷静になってからにしましょう。
たとえ、相手に非があったとしてもです。
火に油を注ぐ結果になって、小さなトラブルが、思いもかけない大きなトラブルとなって、あなたを襲うことになります。
もし、相手の意見に対する反論や迷惑行為への対処などをする場合、冷静さを取り戻してから行動しましょう。
■メール送信の際には、添付ファイルを絶対付けないで下さい。
資料等は、メールに、コピー&ペーストして頂きますよう、どうかご協力お願いします。
5月以来、管理人宛てに悪質なウィルス・メールがよく届きます。
ワクチンソフト等で防御してはおりますが、それだけで万全だとは言い切れませんので、添付ファイル付きのメールは決して開封せず、無条件に削除しています。
どうか防衛手段とご理解下さい。
■画像ファイルは送らないようにしましょう
特に年賀状などを電子メールで送るのは控えましょう。
画像付きメールは、送った本人は満足かもしれませんが、送られた方は迷惑しています。
開くのにやたら時間がかかり、その間、他のプログラムも動かず、じっと待つしかない画像付きメールは送らないようにしましょう。
■個人的な質問や要望は遠慮するようにしましょう
「あの画像はどの雑誌にありましたか」、「その日付はいつでしたか」、「あれのもっと大きな画像を送ってください」などというような一部の人の個人的な趣味を満足させるために時間を費やしていくことは、HPの運営が出来なくなることにつながるということを、どうかご理解ください。
■すべてのメールに返信できないことを理解してあげて下さい
一日に何十通もメールが寄せられるサイトにおいては、すべての人のメールに返事していくことは出来ません。
それを見るだけでも大変な負担だということを理解してあげて下さい。
■お金を出して獲得したアドレスでメールのやり取りはやめましょう
できるだけ多くのフリーのメールアドレスを獲得して、それを使用することをお勧めします。
■苦情めいた発言は、HP製作者を腐らせるだけですので、励ましてあげて下さい。
特に内容に関しまして、更新の速度が遅いとか、新しい画像のアップがないといって非難してきたり、あそこの情報が間違いと教えてやったのにまだ直っていないといった非難して来られる方が、実際に大勢存在します。
HPが完成することは絶対にないということを理解し、苦情という形ではなく、励ますという形で送ってくださいますようお願いします。
掲示板編
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